RODO - prosimy o zapoznanie się z klauzulą informacyjną

KLAUZULA INFORMACYJNA

,,W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych oraz o przysługujących Ci prawach z tym związanych.

Poniższe zasady stosuje się począwszy od 25 maja 2018 roku.

1. Administratorem danych osobowych jest ELMIKO MEDICAL Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 02-822 Warszawa, ul. Poleczki 29, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego – Rejestru Przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy – Krajowego Rejestru Sądowego, za numerem KRS: 0000349795, NIP: 9512306669, REGON: 142258808 , kapitał zakładowy: 100.000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych i 00/100), (skład Zarządu jawny za pośrednictwem wyszukiwarki Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html (dalej: “Spółka”).

2. Kontakt z nami

Administrator wyznaczył jeden punkt kontaktowy dla wszystkich zagadnień dotyczących danych osobowych. Jeżeli chcesz się z nami skontaktować napisz do nas wiadomość e-mail na adres: info@elmikomedical.com, zadzwoń pod numer telefonu tel. +48 (22) 8553079 lub prześlij list pod nasz adres naszej siedziby przy ul. Poleczki 29; 02-822 Warszawa z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.

3. Skąd mamy Twoje dane osobowe? 

Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie. Dane te podajesz m.in.:

a) chcesz wykonać badanie/badania dla siebie lub dla swojego dziecka (na podstawie skierowania od lekarza specjalisty bądź bez, gdy jest to dopuszczalne);

b) wypełniając odpowiedni formularz zgłoszeniowy na kurs/szkolenie/warsztaty organizowane przez ELMIKO z zakresu: EEG, EEG dla techników, EEG BIOFEEDBACK, MAPPING’u, EMG i ENG, EEG, VIDEO i HOLTER EEG (dalej jako ,,szkolenie”);

c) wysyłając do nas wiadomość e-mail;

d) podczas rozmowy telefonicznej z naszym Personelem;

e) podczas wizyty w naszej siedzibie;

f) na konferencjach naukowych/targach, w których ELMIKO bierze udział, lub jest ich organizatorem/współorganizatorem.

Twoje dane możemy otrzymać również pośrednio, np. z publicznie dostępnych źródeł, a także od naszych Kontrahentów, którzy zbierając dane osobowe w wykonaniu własnych planów (tj. dla własnych celów) udostępniają je nam w ramach współpracy handlowej, jeśli oczywiście wyraziłeś na to zgodę przekazując im te dane.

4. Jaki jest zakres przetwarzanych danych?

Jako Administrator możemy przetwarzać Twoje następujące dane – przy czym zakres przetwarzanych danych zależy od celu naszej z Tobą współpracy oraz Twojej indywidualnej sytuacji (np. tego, czy jesteś przedsiębiorcą, uczestnikiem szkolenia czy pacjentem):

1) dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, imię ojca, numer PESEL, podpis);

2) dane adresowe (adres zamieszkania, zameldowania i/lub do korespondencji), dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu);

3) siedziba i nazwa prowadzonej działalności gospodarczej;

4) dane o wykształceniu i jego przebiegu oraz o doświadczeniu zawodowym (np. nazwa ukończonej uczelni, dodatkowe uprawnienia i specjalizacje, ilość opisanych badań EEG, wykonywany zawód, numer prawa wykonywania zawodu) w tym także miejsce pracy (np. informację czy jest to placówka publiczna, lub prywatna) oraz dane Twojego pracodawcy;

5) Twoje preferencje (np. interesujący poziom, rodzaj, zakres szkolenia);

6) informacje o zamiarze skorzystaniu z oferowanego przez Elmiko zakwaterowania;

7) numer rachunku bankowego, z którego np. dokonano płatności za Twoje uczestnictwo w szkoleniu;

8) numer IP i inne dane urządzenia, z którego komunikujesz się z nami;

9) informacje o źródłach pozyskania Twoich danych;

10) dodatkowe informacje o sobie, które możesz zawrzeć w korespondencji e-mail lub, które możesz podać w trakcie rozmowy telefonicznej z naszym Personelem (przy czym prowadzone rozmowy nie są przez nas rejestrowane;

11) informacje o stanie Twojego zdrowia, przebytych zabiegach, historii leczenia itp.

5. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe przetwarzamy w związku z przedmiotem działalności ELMIKO, którym jest między innymi prowadzenie szkoleń i kursów medycznych (m.in z zakresu EEG, Neurofeedback, CFM/aEEG, EEMG, TMS i HOLTER) dla lekarzy, techników, pedagogów i psychologów.

W związku z powyższym, przetwarzamy Twoje dane osobowe w różnych celach wskazanych poniżej:

1) zawieranie (w tym podjęcie czynności zmierzających do zawarcia), a następnie wykonanie umowy zmierzającej do zrealizowania wobec Ciebie określonego celu (np. zapewnienie uczestnictwa w szkoleniu, przeprowadzenie badania) (art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 9 ust. 2 lit. h RODO);

2) podjęcie innych czynności w celu realizacji celów Elmiko, znajdujących oparcie w obowiązujących przepisach prawa, np. prowadzenie dokumentacji/umów/umów do przetargów, realizacją zamówień, reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

3) prowadzenie rozliczeń podatkowych i ksiąg rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

4) windykacja należności, prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, archiwizacyjnych oraz zapewnienie nam możliwości rozliczenia się z prawidłowości przetwarzania Twoich danych, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

5) realizacja potrzeb archiwalnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

6. Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania.

I tak odpowiednio:

1) w związku z zawieraniem i wykonywaniem umów dla realizacji celów Elmiko – w tym celu przetwarzamy dane przez okres realizacji umów/świadczenia usługi (np. szkolenia), a po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych oraz przez okres przedawnienia roszczeń;

2) w związku z podejmowaniem innych czynności dla realizacji celów Elmiko, znajdujących oparcie w obowiązujących przepisach prawa – w tym celu przetwarzamy Twoje dane przez czas określony w przepisach prawa regulujących dany obowiązek;

3) jeżeli chodzi o cele rachunkowe to będziemy przetwarzać Twoje dane przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dane dokumenty księgowe (art. 74 ust. 2 i 3 Ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Natomiast jeżeli chodzi o cele podatkowe to dane będą przetwarzane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku (art. 70 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.);

4) windykacja należności, prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, archiwizacja, zapewnienie możliwości rozliczenia się przez nas

z prawidłowości przetwarzania danych oraz wypełniania innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – w tych celach przetwarzamy dane osobowe do końca okresu przedawnienia (okres ten zależny będzie od rodzaju roszczenia lub podstawy naszej odpowiedzialności za należyte wypełnianie określonych obowiązków);

5) na potrzeby archiwalne – w tym celu przetwarzamy dane przez czas właściwy dla rodzaju przechowywanych danych (od 2 do 50 lat).

7. Kto jest odbiorcą Twoich danych osobowych?

Twoje dane udostępniamy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne. Nie sprzedajemy Twoich danych. Twoje dane osobowe możemy natomiast przekazać naszym kontrahentom, tj.:

1) firmom, które świadczą na naszą rzecz usługi konieczne dla prawidłowego realizowania celów Elmiko, np.:

a) firmom świadczącym dla nas usługi dostawy i utrzymania oprogramowania bazodanowego, dostawcom systemów/programów, dzięki któremu możemy realizować cele Elmiko i prawidłowo funkcjonować;

b) podmiotom świadczącym usługi hostingowe;

c) firmom doradczym lub usługowym wspierającym nas od czasu do czasu w codziennej działalności, w tym np. firmom prawniczym, biurom rachunkowym;

2) firmom świadczącym usługi dostawy (np. Poczcie Polskiej S.A) lub firmom kurierskim np. w celu wysłania dokumentów/umów.

Dla podmiotów z każdej kategorii jako Administrator przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia celów naszej współpracy z danym podmiotem.

8. Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Twoje prawa?

Twoje dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu. Elmiko może natomiast przetwarzać Twoje dane osobowe w sposób zautomatyzowany. Nie będzie to wywoływać jednak wobec Ciebie żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na Twoją sytuację.

9. W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z RODO. Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych:

1) Reguła adekwatności. Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły;

2) Reguła transparentności. Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, jest jej przejawem;

3) Reguła prawidłowości. Staramy się, aby Twoje dane osobowe gromadzone i przetwarzane przez nas były aktualne i zgodne z prawdą;

4) Reguła integralności i poufności. Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufności i integralność Twoich danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych;

5) Reguła rozliczalności. Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

10. Jakie masz prawa?

Przepisy o ochronie danych osobowych dają Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np. poprzez nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

Twoje prawa obejmują:

1) Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych. To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.);

2) Prawo do poprawiania danych. Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych;

3) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo przychylimy się do Twojego żądania;

4) Prawo do żądania usunięcia danych. Prawo to, zwane również ,,prawem do bycia zapomnianym”, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. dokumenty dla potrzeb podatkowych, obowiązek zapewnienia rozliczalności naszych działań). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób;

5) Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych. Zgodnie z RODO możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych;

6) Prawo do cofnięcia zgody. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie zgody możesz w dowolnym momencie tę zgodę cofnąć. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Pragniemy Cię jednak poinformować, że Twoje dane osobowe w zakresie objętym cofniętą zgodą, tj. w zakresie celu, którego zgoda dotyczyła, przestaną być przetwarzane w tym celu. Niemniej jednak Twoje dane osobowe objęte zgodą będą dalej przetwarzane w celu wywiązania się przez nas z obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przede wszystkim obowiązku rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania danych osobowych, ewentualnie w celach opartych na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail info@elmikomedical.com, numerem telefonu +48 (22) 855 30 79 lub listownie na nasz adres naszej siedziby przy ul. Poleczki 29, (02-822) Warszawa, z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.

W sprawach związanych z danymi osobowymi możesz również pisać do nas, gdy jakieś działanie lub sytuacja z którą się spotkasz będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.

11. Czym jest prawo do sprzeciwu?

Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Masz prawo do sprzeciwu również wtedy, kiedy przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś.

W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw. Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić pod adresem e-mail info@elmikomedical.coml, numerem telefonu +48 (22) 855 30 79 lub listownie na nasz adres naszej siedziby przy ul. Poleczki 29, (02-822) Warszawa, z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.

11. Czy podanie danych jest Twoim obowiązkiem?

Swoje dane osobowe przekazujesz nam dobrowolnie. Nie ma bowiem przepisu, który nakładałby na Ciebie prawny obowiązek ich przekazania.

Jeżeli jednak chcesz nawiązać z nami współpracę (np. poszerzyć swoją wiedzę na szkoleniu lub wykonać badania) musisz podać dane, które wzajemnie na to umożliwią.

Dane osobowe podawane np. w celach kontaktowych są konieczne do tego, abyśmy mogli się z Tobą kontaktować. Jeżeli ich nie podasz, nasza komunikacja z Tobą będzie albo utrudniona (np. jeśli podasz tylko nr telefonu, ale już nie adres e-mail), albo wręcz niemożliwa (jeśli nie podasz żadnych danych kontaktowych).

13. Czy udostępniamy Twoje dane poza UE?

Nie, nie będziemy przekazywać Twoich danych do państwa trzeciego lub do organizacji międzynarodowych.

Elmiko Medical prowadzi współpracę wyłącznie w kraju i za granicą na terenie UE w zakresie realizacji swoich celów. Elmiko uczestniczy w konferencjach, targach i innych wydarzeniach w zakresie objętym przedmiotem jego działania.

14. Czy korzystamy z plików cookies

Niniejszy serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych informacji, za wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies. Przez używanie stron niniejszego serwisu wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z poniższą polityką.  Jeżeli nie zgadzasz się na stosowanie cookies przez nasz serwis, powinieneś zmienić ustawienia swojej przeglądarki w odpowiedni sposób lub zrezygnować z używania stron tej witryny.

a) Co to są cookies?

Cookies  to niewielkie pliki, zapisywane i przechowywane na  komputerze, tablecie, smartphonie lub innym urządzeniu końcowym w momencie, gdy użytkownik odwiedza  różne strony w internecie. Cookie zazwyczaj zawiera: nazwę strony internetowej, z której pochodzi, „długość życia” (czas jego istnienia), oraz wygenerowany losowo unikatowy numer służący do identyfikacji przeglądarki, za pośrednictwem której następuje połączenie ze stroną internetową.

b) Do czego używane są  cookies?

W tej witrynie pliki cookies wykorzystywane są do:

  • utrzymania sesji użytkownika serwisu (po zalogowaniu), dzięki czemu ponowne logowanie nie jest wymagane na każdej podstronie serwisu,
  • do zbierania anonimowych, zagregowanych statystyk, które pozwalają zrozumieć twórcom tej witryny, jak używane są  strony serwisu i pomagają w poprawianiu ich funkcjonalności i treści, ułatwienia korzystania z serwisu.

c) Jak długo przechowywane są dane w cookies?

Na stronach serwisu  używane są dwa rodzaje ciasteczek:

  • sesyjne – pozostają na urządzeniu końcowym użytkownika do zakończenia sesji w serwisie,
  • stałe – pozostają na urządzeniu użytkownika do momentu ich usunięcia lub do zakończenia ich czasu życia.

d) Typy cookies wykorzystywane w ramach serwisu:

  • niezbędne - zapewniają poprawne funkcjonowanie stron serwisu,
  • wydajnościowe - zbierają informacje o sposobie użytkowania stron serwisu,
  • funkcjonalne - zapamiętują ustawienia i personalizację interfejsu użytkownika, np. języka strony.